Komunikacijski planovi i strategije za IT projekte

Ishod računalne mreže, dizajna baze podataka i projekata razvoja softvera ne utječe samo na svaki aspekt vašeg poslovanja, već utječe i na dugoročne stope preživljavanja. Unatoč tome, IT projektima je često teško upravljati uspješno. Kao prvo, voditelji IT projekata često su odgovorni za koordinaciju aktivnosti više timova, kao i za koordinaciju komunikacije unutar i između timova te izvještavanje dionika projekta. Iz tih razloga, disciplinirani pristup i dobro razvijen komunikacijski plan od vitalnog su značaja za učinkovito upravljanje IT projektima.

Ciljevi komunikacijske strategije

Dobra komunikacijska strategija za IT projekte stvara okruženje koje članovima tima olakšava zajednički rad kako bi se postigao očekivani ishod. Dobra komunikacija ne samo da garantni timovi razumiju svoje specifične zadatke i odgovornosti, nego također osiguravaju da svaki član tima razumije kako i najmanji zadatak pridonosi - i bitan je za - uspješan ishod. Osim toga, jasna strategija je od vitalnog značaja za prepoznavanje i rješavanje problema prije nego što oni postanu značajna pitanja, te za zadržavanje dionika projekta u petlji projekta.

Kanali komunikacije

Ključ uspješne komunikacijske strategije je plan u kojem informacije dosljedno teče u pravom smjeru. Za malo poduzeće bez vanjskih dionika, učinkoviti plan često razdvaja komunikacije prema kanalima prema gore i prema dolje. Uzlazni kanal, koji se koristi za izvješćivanje vlasnika tvrtke, obično identificira probleme s kojima se timovi bave te uključuje napredak na visokoj razini, izvješća o raspoređivanju i implementaciji. Kanal prema dolje uspostavlja obrasce i metode komuniciranja između i unutar timova. Na primjer, kanali prema dolje u projektu razvoja softvera obično definiraju kako članovi tima govore drugima o pitanjima kao što su iznimke kodiranja, komuniciraju rezultate testiranja softvera i prolaze dovršene softverske module duž rute razvoja projekta.

Značaj stalnih komunikacija

Podijeljeni procesi, kritični rokovi i progresivni radni procesi karakteristični za IT projekte naglašavaju važnost svakodnevnih komunikacija. Dok su tjedna ažuriranja često dovoljno za raspravu o problemima i procjenu napretka u većini vrsta poslovnih projekata, IT projekti zahtijevaju gotovo stalnu komunikaciju unutar i između timova. Kako bi se osigurale te posebne komunikacijske potrebe, komunikacijski plan IT projekta trebao bi se baviti obrascima izvješćivanja, jasno identificirati tko izvješćuje i pružiti različite načine komunikacije.

Uobičajeni alati za komunikacije

Dobar plan omogućuje više načina na koje voditelj IT projekta može komunicirati s dionicima i timovima, kao i na više načina kako timovi mogu komunicirati s voditeljem projekta i međusobno. Među najčešćim komunikacijskim alatima su sastanci licem u lice, e-pošta, razmjena izravnih poruka i pisana dokumentacija kao što je dokumentacija o izdavanju i zapisnici o testiranju. Formalni sastanci počinju s dnevnim redom i završavaju s objavljenim zapisnicima. Osim toga, web-bazirana nadzorna ploča je komunikacijski alat koji mnogi IT upravitelji projekata koriste kako bi olakšali komunikaciju i timovima pružili stalnu vizualnu sliku ukupnog statusa projekta.

 

Ostavite Komentar