Izrada kratkog dnevnog reda

Kratki dnevni red može pomoći u brzom i učinkovitom tijeku sastanka, a da pritom svim sudionicima omogući sudjelovanje u raspravi i komentiranju točaka dnevnog reda. Ključ za razvoj kratkog dnevnog reda je unaprijed planirati svrhu sastanka, unaprijed zatražiti informacije o temama rasprave, konsolidirati slične teme i držati se dnevnog reda bez odstupanja. Možete dodatno skratiti dnevni red sastanka postavljanjem vremenskog ograničenja za sastanak i dodjeljivanjem odgovarajućeg vremenskog okvira za svaku točku dnevnog reda.

Priprema prije sastanka

Potaknite sudionike sastanka da dostave teme dnevnog reda najmanje jedan dan prije sastanka. Zamolite ih da budu konkretni u vezi s linijom rasprave koja se odnosi na točke dnevnog reda i, gdje je to moguće, konsolidirati slične stavke i područja rasprave. Ako se čini da je tema prikladnija za sastanak u malim skupinama ili je tema koja se ne može adekvatno riješiti na mjestu sastanka u kratkom obliku, potaknite kolegu da dogovori drugi sastanak kasnije. Ako tražena točka dnevnog reda nije relevantna za cjelokupni sadržaj sastanka, uklonite je i obavijestite suradnika.

Pregled dnevnog reda

Pregledajte svoje bilješke i organizirajte stavke dnevnog reda po važnosti. Ako bilo koja stavka dnevnog reda zahtijeva značajne informacije o pozadini ili podršci, distribuirajte te informacije sudionicima sastanka prije sastanka kako bi oni došli s razumijevanjem skraćene verzije dnevnog reda u kratkom obliku.

Okvirite dnevni red

Da biste zadržali kratak plan i točku, stvorite jasan smjer o tome kako svaka tema treba teći. Oblikujte svaku točku dnevnog reda s kratkim uvodom, pozivom za ograničenu raspravu putem ne više od tri srodne točke i korakom akcije za zatvaranje točke dnevnog reda. Zadržavanje ovog kratkog dnevnog reda održava sastanak brzim tempom i obeshrabruje irelevantnu raspravu o nepovezanim temama.

Ispišite pisani dnevni red

Ispišite i distribuirajte dnevni red sudionicima sastanka nekoliko sati prije sastanka. Potaknite sudionike da pregledaju stavke dnevnog reda, po potrebi zabilježe na marginama dokumenta i prikupe svu popratnu dokumentaciju koju mogu trebati kao dio sastanka. Gdje je to moguće, odaberite osobu koja je zatražila točku dnevnog reda i dopustite mu da služi kao osoba za raspravu koja se odnosi na taj odjeljak.

Kontrolirajte tijek sastanka

Započnite sastanak s najavom vremena dodijeljenog za raspravu i pregled. Zamolite sudionike da budu jasni i sažeti u svojoj raspravi i da ostanu usredotočeni i na temu tijekom sastanka.

Slijedite dnevni red

Najavite temu prve točke dnevnog reda i zamolite osobu da sažme radnje koje treba poduzeti na točkama. Kao moderator, potaknite sudionike sastanka da ostanu na zadatku, da u potpunosti obrade svaku točku dnevnog reda i dođu do brzog sastanka.

 

Ostavite Komentar