Kako promijeniti dokument Notepad u MS Excel datoteku

Kada stvarate dokumente za proračunske tablice za praćenje ID-a zaposlenika, predviđanje prodaje ili uspoređivanja proizvoda, možda ćete htjeti pripremiti podatke u drugom programu i otvoriti dobivenu datoteku u programu Microsoft Excel. Vrijednosti odvojene zarezima ili CSV, format datoteke koristi običan tekst za prikaz vrijednosti pojedinačnih ćelija i sadržaja retka podataka proračunske tablice. Uz malo planiranja u skladu s CSV formatom, Notepad možete koristiti za unos sadržaja proračunske tablice dok ste izvan uredskog računala i brzo pretvoriti rezultate u Excelov dokument.

Postavljanje datoteke

Da biste izgradili CSV datoteku za otvaranje u programu Microsoft Excel, morat ćete odlučiti koliko ćete stupaca koristiti u programu Microsoft Excel za kategorije informacija koje pripremate u Notepadu. Prvi redak Excelovih ćelija treba sadržavati zaglavlja za vaše podatke, pri čemu svaki označava sadržaj pojedinačnog stupca. Da biste stvorili tekst koji će se pretvoriti u zaglavlja stupaca, upišite ih kao prvi redak datoteke Notepada, odvajajući oznake zarezima, a završite liniju tipkom Enter da biste stvorili povrat retka. Na primjer, ako vaša proračunska tablica navodi imena i identifikacijske brojeve zaposlenika, zaglavlja mogu sadržavati "Ime, srednje ime, prezime, broj značke".

Unos podataka

Kada ste sigurni koliko će stupaca ispuniti vaši podaci i stvoriti zaglavlja, možete unijeti podatke redak po red. Ako jedna od vaših podataka sadrži zarez, vrijednost ćete morati priložiti dvostrukim navodnicima. Na primjer, ako zamjenska identifikacijska oznaka nosi posebnu oznaku koja uključuje zarez, utipkajte vrijednost kao "Broj značke, 2" i stavite zarez za razgraničenje nakon dvostrukog zaključnog znaka. Isto tako, ako jedna od vaših vrijednosti koristi navodnike, okružite vrijednost dvostrukim navodnicima i stavite dodatni dvostruki navodnik ispred i iza materijala u navodnicima. Na primjer, ako je jedno od srednje ime vašeg zaposlenika John, a on koristi nadimak "Tiny", upišite ime kao "John" "Tiny" ""

Završni koraci

Kada unesete sve podatke u Notepad, spremite datoteku kao tekstualni dokument i promijenite datotečni nastavak na ".csv". Iako se CSV dokumenti sastoje od običnih tekstova, Microsoft Excel ih ne prepoznaje kao CSV datoteke bez odgovarajuće datoteke. Kada kliknete na karticu "Datoteka" u programu Microsoft Excel i odaberete "Otvori" da biste otvorili dijaloški okvir Otvori, možete postaviti vrstu datoteke na "Tekstne datoteke" tako da se CSV dokument pojavi na popisu, a zatim dvokliknite na naziv datoteke da biste ga otvorili u novom dokumentu radne knjige. Uvijek je dobro provjeriti je li Excel ispravno identificirao brojeve i datume. Ako se to dogodi, vrijednosti će se pojaviti u istoj ravnini u svojim Excelovim ćelijama. Za veću kontrolu nad načinom na koji Excel interpretira i formatira podatke, možete otvoriti svoju CSV datoteku putem čarobnjaka za uvoz teksta. Čarobnjak ćete pronaći na kartici Podaci u Excel vrpci u odjeljku Dobivanje vanjskih podataka.

Razmatranja

Ako jedan od vaših zapisa ne sadrži vrijednost za određeno polje, nakon unosa koji razdvaja polje ispred njega, trebate unijeti drugi zarez. Na primjer, ako vaš zaposlenik Jane Roe nema srednje ime, njezin će zapis čitati Roe, Jane. Da bi vaša prazna polja bila očitija u vašoj tekstualnoj datoteci, možete ih predstaviti uzastopnim parom dvostrukih navodnika i slijediti ih zarez. Excel zanemaruje navodnike kad otvori CSV datoteku. Zabilješka Jane Roe glasi: "Roe", "", "Jane" Ako slučajno preskočite polje, vaši podaci neće se svrstati u odgovarajuće stupce u Excelu. Da biste ispravili problem, uredite CSV datoteku da biste ispravili polje koje nedostaje i ponovno ga otvorite u programu Excel.

 

Ostavite Komentar