Kako promijeniti procedure u uredu

Promjena uredskih postupaka zahtijeva pažljivo planiranje kako bi se osiguralo da zaposlenici razumiju nove postupke i da se ne vraćaju u stare navike. Radite s radnom skupinom odgovarajućeg osoblja tvrtke kako biste pomogli identificirati područja za promjene i pripremiti nove postupke. Pratiti postupke kako bi se osiguralo da se promjene provode i rade učinkovito i učinkovito kako bi se osigurale trajne promjene.

Prepoznajte probleme

Postizanje trajnog poboljšanja uredskih postupaka je proces koji započinje ispitivanjem postojećih postupaka. Prvo, utvrdite koje uredske procedure nisu učinkovite i zašto. Od vas se može tražiti da promijenite postupke svoje tvrtke zbog vanjskih čimbenika, kao što su novi ugovor s velikim kupcima, značajno povećanje osoblja u uredu ili promjena propisa. Radeći s radnom skupinom zaposlenika, navedite potrebne promjene u redoslijedu prioriteta, od najteže do najlakše implementirati.

Promijeni plan

Uspostavite plan koji utvrđuje nedostatke u postupku i osjetljiv je na kulturu vaše tvrtke. Svaka promjena mora biti u skladu s čitavim promjenama. Na primjer, ako svi dolazni pozivi moraju biti usmjereni preko središnjeg operatora, morate imati sustav za promptno obavještavanje člana osoblja koji se zove. Taj proces mora obuhvaćati pozive koji se ne mogu dovršiti ili koji se moraju uputiti na određeni odjel ili osobu. Ako je sve osoblje ovlašteno naručiti potrošni materijal, centralizirani sustav naručivanja mora sadržavati obrasce narudžbenice i druge potrebne dokumente.

Primijenite promjene

Provesti promjene nakon što je plan uspostavljen i odobren. Promjene možete izvršiti na različite načine. Provedite program obuke koji pokriva sve promjene i poteze odmah nakon završetka obuke u novim postupcima. Obučite nadzornike u promijenjenim postupcima i naučite ih kako trenirati svoje osoblje. Napravite jednu ili nekoliko promjena na redovitom rasporedu tijekom unaprijed određenog vremenskog razdoblja dok se ne provedu sve nove procedure.

Pratite postupke

Procjena i praćenje postupaka nakon provedbe presudno je za njihov uspjeh. Stari načini rada mogu se lako vratiti ako ne pratite redovito. Procjena postupaka omogućuje i vama i radnoj skupini da odredite jesu li potrebne neke izmjene ili novi materijali ili ako je potrebna dodatna obuka. Prikupljanje komentara od supervizora i osoblja koje djeluje u skladu s novim postupcima pomaže vam odrediti koliko učinkovito postupati i kako bi mogli postati učinkovitiji.

 

Ostavite Komentar