Kako ispraviti neosjetljivo poslovno pismo

Jedno je biti neosjetljiv u govoru, kada vaša privlačna osobnost i prijateljski govor tijela mogu nadoknaditi napad. To je sasvim drugo da budete neosjetljivi u pisanju, jer vaši klijenti ili suradnici mogu čitati i ponovno čitati vaše riječi - onda možda pokazati uvredljive riječi ili fraze drugima i kolektivno lamperirati vaš nedostatak milosti. Mnogi ljudi vjerojatno ne namjeravaju biti neosjetljivi, ali mnogo pomaže znati koje riječi i fraze izbjegavati kako ne biste nesvjesno zatamnjili namjeravanu poruku.

1.

Odložite svoje pismo na neko vrijeme prije nego ga pregledate za neosjetljive dijelove. Sa svježim setom očiju, vjerojatnije je da ćete uočiti pogrešno napisane riječi.

2.

Glasno pročitajte svoje pismo. Čineći to, vaše uši mogu čuti neosjetljive riječi i fraze koje vaše oči nisu vidjele.

3.

Zgrabi crvenu olovku i udari u sve vjerske reference. Čak i izreka “katolicima će biti dopušteno da uzmu slobodne dane kako bi se pepeo na Pepelnu srijedu” pretpostavlja da u tom običaju sudjeluju samo katolici. Za sve što znate, ne-katolici mogu također.

4.

Uklonite reference na etničku pripadnost. Nema potrebe započinjati rečenicu s, na primjer, "Talijani koji rade na utovarnom doku ..." Čak i ako ne mislite na štetu te skupine, moguće je da će se uvrijediti na ovaj identifikator.

5.

Udarite riječi koje se odnose na rasne skupine. Poput navoda o etničkoj pripadnosti, obično nema razloga identificirati ljude prema rasi. Koristite sigurniju, kolektivnu riječ "ljudi".

6.

Ispravite seksistički jezik, riječi ili izraze koji označavaju spol. "Prodavatelji" bi trebali biti "prodavači", "predsjednik" bi trebao biti "predsjedavajući", a "policajac" trebao bi biti "policajac". Pažljivo promatrajte sufiksi kako bi vaše riječi bile neutralne prema spolu.

7.

Uklonite diskriminirajuće riječi poput "osakaćenih"; “Onesposobljeni”, “hendikepirani” ili “fizički izazvani” su bolji izbor.

8.

Preformulirati učitane riječi kao što su "tvrdnja", koja baca sumnju; umjesto toga, upotrijebite riječ „rekao“. Riječi poput „očito“ mogu izazvati sličnu reakciju.

9.

Pregledajte sve riječi ili izraze koje ste odabrali naglasiti stavljanjem u navodnike. Reći da su “zaposlenici koji sudjeluju u ovoj aktivnosti 'briljantni' suradnici ove tvrtke ... 'smanjuje vaše povjerenje u njihov sjaj.

10.

Uklonite bilo koji odlomak koji se može smatrati pretjerivanjem ili pretjerivanjem. Rekavši da "politika koja je izazvala oluju protesta ..." ili "Zaposlenici koji odluče iskaliti pustoš ..." može nepotrebno uzbuditi emocije.

11.

Izbjegavajte sleng i idiomatske izraze, čak i ako pokušavate biti duhoviti ili stvoriti vezu s publikom. Na primjer, izgovaranje „Moje loše“ rizikuje da zvuči nezrelo i neprofesionalno.

Savjet

  • Ako sumnjate u riječ, izraz ili izraz, udari ga. U poslovnom pisanju, isplati se pogriješiti na strani opreza jer je rizik od vrijeđanja vaše publike jednostavno prevelik.
  • Kada završite s brisanjem neosjetljivih riječi i fraza iz svog pisma, pročitajte ga još dvaput: prvi put za pravopis i interpunkciju, a drugi za gramatiku. Vjerojatnije je da ćete pronaći greške usredotočujući se na jedan zadatak odjednom.
 

Ostavite Komentar