Kako stvoriti jednostavan obrazac poduzeti učinkovite i djelotvorne sastanak Bilješke

Ako ste ikada bili optuženi za bilješke na sastancima, najvjerojatnije ste zabilježili ono što je rečeno i tko je to rekao kronološkim redom. Takva dokumentacija može biti korisna kao referentna točka za osvježavanje uspomena i pružanje logičnog mjesta za početak vašeg sljedećeg sastanka. Međutim, ako želite podići svoje napore da biste se usredotočili na radnje i ljude koji su odgovorni za njihovu provedbu, dobro je stvoriti jednostavan obrazac koji vam omogućuje da poduzmete učinkovite i djelotvorne bilješke sastanka. Takvi obrasci za bilježenje su posebno korisni za tvrtke koje pjevuše s konstantnim vrtlogom aktivnosti i istovremenim projektima.

1.

Napravite naslovnicu bilješki sa sastanka koja sadrži osnovne, ali važne informacije: datum sastanka, vrijeme početka i završetka te nazive prisutnih osoba.

2.

Pomaknite svoje bilješke razmišljanja od snimanja u kronološkom redoslijedu do prepisivanja po projektu, zadatku ili aktivnosti i kreiranju zasebnih obrazaca za svaku. Ova tehnika vam omogućuje da pratite zadatke i ažuriranja uredno, logično tako što ćete brzo identificirati projekt, zadatak ili aktivnost na vrhu svake stranice. Kada netko na sastanku progovori o njihovom konkretnom projektu, nađete odgovarajući obrazac i ispunite ga u skladu s tim.

3.

Na vrhu stranice napišite „Projekt“, „Zadatak“ ili „Aktivnost“, bilo na papiru ili u dokumentu za obradu teksta, a zatim ga definirajte. Na primjer, naslov jednog obrasca može glasiti: "Projekt: Ceremonija rezanja vrpce u sjedištu tvrtke." Drugi naslov obrasca može glasiti: "Zadatak: Naručivanje hrane i bezalkoholnih pića za ceremoniju rezanja vrpce."

4.

Napravite podnaslove ispod glavnog naslova svakog obrasca: "Određeni zaposlenik", "Najnoviji korak akcije", "Preostali koraci u akciji", "Rok, " "Percipirane prepreke" i "Ostale bilješke". Ostavite dovoljno prostora između njih bilješke sastanka. Ako izravno odaberete ljude, svakako ih stavite u navodnike. Ako niste sigurni u točne riječi govornika, zamolite je da ponovi svoju izjavu.

5.

Pregledajte svoj predložak i napravite sve izmjene ili izmjene specifične za vaše potrebe. Na primjer, ako važni izvršni direktor tvrtke inzistira na odobravanju vaših projekata, zadataka i aktivnosti, svakako stvorite podnaslov koji uključuje status njegovog pregleda.

6.

Podnesite svoje obrasce na sve naredne sastanke, a kako sudionici obrađuju određeni projekt, zadatak ili aktivnost, zabilježite svoja izvješća o stanju. Budite sigurni da postavljate pitanja, jer vaša sposobnost da poduzmete najučinkovitije, djelotvorne bilješke sastanka mogu uvelike ovisiti o vašoj sposobnosti da pružite informacije. Na primjer, ako se zaposlenik usredotoči na svoj "najnoviji korak akcije" i zanemari spomenuti "preostale korake akcije", pritisnite za ovo ažuriranje.

7.

Šaljite bilješke sa sastanaka sudionicima i čuvajte još jednu kopiju na sigurnom mjestu. Vaše učinkovito bilježenje, usredotočeno na djelovanje i dovršenje, trebalo bi poslužiti kao vjerodostojan zapis događaja i praktična referenca ako se pojave pitanja ili sporovi.

Savjet

  • Zapamtite da mnogi ljudi u vašoj tvrtki mogu pregledati i ovisiti o bilješkama o sastanku kao jedinom izvoru informacija. Što je razgovor o sastanku i bilješka sveobuhvatniji, to je vjerojatnije da ćete dovršiti svoj projekt, zadatak ili aktivnost.
 

Ostavite Komentar