Kako provodim učinkovite sastanke tima?

Mnogi zaposlenici smatraju da su sastanci gubljenje vremena. To je uglavnom zbog sastanaka koji se ne vode učinkovito u malim poduzećima. Prije pozivanja sastanka utvrdite postoji li stvarna potreba za sastanak. Ako se može obaviti brzim telefonskim pozivom ili e-poštom, nemojte prekidati radni dan osobnim sastankom koji će zahtijevati mnogo više vremena i truda. Svi menadžeri trebaju nastojati voditi učinkovite sastanke koji su što je brže moguće i ispuniti navedeni cilj.

1.

Na sastanak pozovite samo ključne djelatnike. Ako sastanak mora biti održan, nemojte pozivati ​​sve u posao samo zato što su tamo. Odredite tko će vjerojatno dobiti zadatke sa sastanka. To su ljudi koji trebaju biti prisutni. Drugi ljudi koji će biti pogođeni ishodom sastanka mogu biti obaviješteni o komunikaciji na sastanku putem kopije bilješki nakon sastanka ili sažetka e-pošte.

2.

Uvijek imajte dnevni red za svaki sastanak. Kada se sazove sastanak, trebao bi postojati postavljen dnevni red. Svi koji prisustvuju sastanku trebali bi znati da je to dnevni red o kojem će se raspravljati, te da će ostale stavke koje se nalaze na stranu biti rezervirane za neko drugo vrijeme. Osoba koja vodi bilješke na sastanku također treba nastojati održati sastanak na temu i zadatak. Uvijek se vraćajte na dnevni red ako sudionik ode na tangentu tijekom sastanka.

3.

Započnite i završite sastanak na vrijeme. Susreti su mnogi vidjeli kao gubitnike vremena u organizaciji. Uvijek počevši i završavajući na vrijeme, manje je vjerojatno da će sastanak biti viđen na ovaj način. Kada se sastanak sazove, utvrdite koliko će dugo sastanak trajati i držati se tog vremenskog okvira. To omogućava svim zaposlenicima da u skladu s tim planiraju svoj dan i budu potpuno posvećeni sastanku tijekom vremena.

4.

Dodijelite zapisničaru za sastanak. Na sastanku je jedina odgovornost osobe da vodi bilješke. Ovisno o vrsti sastanka, možda će biti potrebne više formalnih bilješki. Na primjer, sastanak upravnog odbora imat će formalniji protokol nego sastanak s poslovnim odjelom. Osoba koja vodi bilješke će također sastaviti sažetak, ako je potrebno, nakon sastanka koji će biti dostavljen svima koji su prisustvovali sastanku.

5.

Nakon sastanka pratite pisane zadatke za svakog polaznika. Na svakom sastanku treba ostvariti niz ciljeva. Akcijski plan može se razviti unutar sastanka sa zadacima određenim zaposlenicima ili odjelima. Zapisničar treba zabilježiti tko je zadužen za zadatke, uključujući i pojedinosti o kojima se raspravlja na sastanku. To će biti pisani podsjetnik, kao i osigurati da se svi nalaze na istoj stranici.

Savjet

  • Upotrijebite timer na sastanku kako biste održali sastanak na pravom putu.
 

Ostavite Komentar