Kako poslati poštu poslovne grupe

Kada šaljete poslovnu grupu e-poštom, promatrajte standardnu ​​etiketu i običnu praksu e-pošte, čak i za male tvrtke. Poslovna e-pošta razlikuje se od osobne e-pošte tako da se očekuje formalni ton. Budite oprezni s tekstom, jer primatelji mogu biti iz istog odjela ili odjela, iz različitih odjela ili mogu imati različite klasifikacije poslova. Čak ni u malim poduzećima, nije svaki zaposlenik upravo kao drugi. Ljudi mogu imati različite dobi ili podrijetla. Err na strani opreza. "Pazi što govoriš i kako to kažeš", savjetuje Emily Post.

Sastavite poruku e-pošte

1.

Stvorite tijelo e-pošte, bilo u programu za obradu teksta ili u samom prozoru e-pošte. Započnite na temu i navedite temu e-pošte jasno i sažeto. Na primjer, "sastanak za marketing ovog tjedna".

2.

Sastavite tijelo e-pošte, počevši s datumom i pozdravom. Na primjer:

1. studenoga 20XX

Poštovani predstavnici marketinga:

Koristite debelo crijevo nakon pozdrava. Pozdrav "Dragi" je standardan i poželjniji je od "Zdravo" ili "Hi" u poslovnoj komunikaciji. Poslovna etiketa nalaže da pisma i e-poruke trebaju prenijeti formalni, pristojan ton. Međutim, ako je vaša mala tvrtka sastavljena uglavnom od mladih, ljudi ili vaša tvrtka ima svoj vlastiti žargon, onda idite s prihvaćenim tonom i stilom za svoju malu tvrtku. Inače, upotrijebite poslovan ton u odabiru riječi i strukturi rečenice, baš kao što biste to učinili ako biste pisali poslovno pismo utipkano na kvalitetnom papiru i poštom s poštanskom markom prvoklasne.

Održavajte rodno neutralni ton. Ovo pravilo neutralnog tona vrijedi i ako šaljete poruku e-pošte primateljima koji imaju različite statusove zaposlenja ili koji su zaposleni u različitim odjelima unutar tvrtke. Uvjerite se da se jezik jednako primjenjuje na svakog primatelja.

3.

Zatvorite e-poštu sa standardnim poslovnim zatvaranjem, kao što su: "Najbolje", "Srdačan pozdrav" ili "S poštovanjem". Zatim dodajte svoj blok potpisa.

Stvorite popis za distribuciju

1.

Stvorite popis za raspodjelu koristeći bilo koji program koji želite, ako popis još nije kreiran. Sastavite popis imena i adresa e-pošte. Često je to najlakše učiniti u proračunskoj tablici. Uključite ime primatelja, naslov i odjel / odjel unutar tvrtke, kao i adresu e-pošte. Naručite imena po abecednom redu u proračunskoj tablici, što će vam olakšati napor pri umetanju imena u poruku e-pošte.

2.

Dodajte imena i adrese e-pošte u poruku e-pošte. Nitko ne želi vidjeti popis imena i adresa e-pošte na popisu primatelja, stoga provjerite koristite li BCC (slijepu kopiju) funkciju programa e-pošte. Time se osigurava da će svaka adresa e-pošte svakog primatelja biti privatna.

3.

Pročitajte e-poštu prije nego što pritisnete "Pošalji". Nađi drugog korektora, ako možeš. Pregledajte imena i adrese e-pošte, a zatim pregledajte tijelo e-pošte. Provjerite ispravnost pravopisa i ispravnu gramatiku. Pregledajte sadržaj kako biste bili sigurni da je značenje jasno i da dobro čita. Nakon što pritisnete "Pošalji", ne možete ga vratiti natrag, upozorava Emily Post.

Savjet

  • Ako najprije sastavite poruku e-pošte u programu za obradu teksta, uklanjate rizik od slučajnog slanja poruke prije dovršetka.

Upozorenje

  • Nemojte koristiti sva velika slova jer se tipkanjem u SVE ZAPISNIKE smatra da viče. Nemojte koristiti emotikone, kao što su smješka, jer se ovi slatki uređaji smatraju prikladnim samo za chat razgovore ili osobne poruke e-pošte, ali ne i za grupne poslovne e-poruke. Nikada nemojte prenositi osobne emocije (kao što su ljutnja ili osobna naklonost ili ne) u poslovnoj e-poruci grupe.
 

Ostavite Komentar