Kako postaviti računovodstveni sustav arhiviranja

Dobar računovodstveni sustav može značajno smanjiti vrijeme i trud potreban za upravljanje financijama vaše tvrtke. Također olakšava godišnji zadatak planiranja proračuna i planiranja, jer čini vitalne informacije lako dostupnim. Rješenja za mnoge probleme koji se pojavljuju u svakodnevnom poslovanju tvrtke mogu se naći u računovodstvenim evidencijama - još jedan razlog za brigu o strukturiranju vašeg sustava.

1.

Planirajte svoj sustav računovodstvenog popunjavanja tako što ćete najprije napraviti shematski prikaz strukture vaše tvrtke, pokazujući kako novčani tokovi prolaze kroz sustav. Na primjer, proizvodna poduzeća ovise o plaćenim dobavljačima za sirovine, ali ta plaćanja mogu produljiti mjesecima dok se gotovi proizvodi ne prodaju distributerima. Prodajne organizacije, s druge strane, uzimaju novac od kupaca i moraju brzo platiti svoje prodajno osoblje i financirati inventar.

2.

Dodijelite ormar za arhiviranje ili ladicu u ormaru za arhiviranje za svaku od sljedećih stavki: mape prodavatelja, račune za plaćanje, mape računa kupaca, potraživanja i dodatne datoteke po potrebi za poreze, ugovore, bankovne izvještaje, čekove, informacije o jamstvu za opremu i sve inače ćete čuvati u svojim knjigama.

3.

Osmislite naslovnicu za račune koji se plaćaju vašim dobavljačima. Uključite raščlambu knjigovodstvenih računa uključenih u račun, iznose koji se naplaćuju tim računima, datum plaćanja, plaćeni datum, broj čeka i sve ostale informacije koje će vam pomoći u pružanju potpunih i lako razumljivih sažetaka. Koristite naslovnicu za pisanje bilješki o ugovorima, kontaktima osoba i pojedinostima transakcije.

4.

Stvorite mape za svakog redovnog proizvođača, s raznovrsnom mapom ili mapom funkcija za pojedinačne transakcije s različitim dobavljačima. Kada primite račune, spojite ih s računom i omotnicom, stavite ih u mape dobavljača, a zatim premjestite mape u datoteku za plaćanje gdje ćete ih urediti prema datumu plaćanja.

5.

Osmislite naslovnicu za račune kupaca. Koristite ove naslovnice za sažimanje svih ugovora o plaćanju koje imate s klijentima, razgovora i posebnih uputa.

6.

Izradite mape za svakog klijenta. U tim mapama čuvajte kopije ugovora i računa i aktivne fakture premjestite u datoteku potraživanja u redoslijedu datuma plaćanja.

7.

Koristite kartice za odjavu kako biste zamijenili mape dobavljača i klijenata koje su premještene na račune za naplatu i datoteke potraživanja.

Savjet

  • Iako će obveze prema dobavljačima i potraživanja biti vaše glavne datoteke, trebat će vam i sustav za vođenje sljedećih evidencija: bankovni odnosi, obračun plaća, zakupi objekata, kreditne linije, aktivnosti naplate, police osiguranja i datoteke za informacije prikupljene tijekom godine koje će koristiti za pripremu financijskih izvješća, budžetiranje, poreze i planiranje.

Upozorenje

  • Neka bude jednostavno. Imati pojedinačne mape za svakog dobavljača i kupca čuva poslovnu povijest između vaše tvrtke i svakog dobavljača i klijenta odvojeno radi lakšeg istraživanja. Nemojte zanemariti kartice za odjavu. Računovodstvene datoteke su uvijek važni izvori informacija, a mape mogu nestati na stolovima u udaljenim kutovima vašeg poduzeća - tako da su vam potrebne kartice za odjavu kako biste pratili njihova putovanja.
 

Ostavite Komentar